Hệ thống tổng đài nội bộ gồm những bộ phận nào?

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay thì hệ thống tổng đài nội bộ đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp. Với nguyên lý hoạt động chặt chẽ, hệ thống này đang giúp các doanh nghiệp tiếp cận và chăm sóc khách hàng rất hiệu quả. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về hệ thống tổng đài nội bộ qua bài viết dưới đây nhé.

Cấu tạo của một tổng đài điện thoại nội bộ

Tổng đài điện thoại nội bộ là một trong những hệ thống truyền thông tiện ích và nhanh chóng. Nó giúp các kết nối giữa nội bộ công ty với bên ngoài không bị hạn chế bởi vị trí địa lý.

Tong-dai-dien-thoai-noi-bo-lap-dat-co-kho-khong — *Tổng đài điện thoại nội bộ lắp có khó không*

Các thành phần cấu tạo nên một hệ thống tổng đài nội bộ bao gồm:

Tổng đài điện thoại: Là bộ phận xử lý trung tâm. Có vai trò quan trọng trong việc chuyển mạch và các tín hiệu cho tất cả các cuộc gọi đến và đi
Đường trung kế: Là đường line bưu điện từ nhà cung cấp dịch vụ mạng điện thoại công cộng
Các máy nhánh: gồm điện thoại bàn, máy tính, máy in, máy fax,…
Hộp cáp: Gồm các dây tín hiệu giúp kết nối các thiết bị đầu cuối giúp chống sét và giúp công tác bảo hành bảo trì dễ dàng hơn
Bộ nguồn dự phòng: Đảm bảo cho hệ thống luôn hoạt động bình thường kể cả khi gặp sự cố
Bàn giám sát DSS: Giúp theo dõi tình trạng các máy nhánh trong một hệ thống như máy bận, gác máy, trung kế rảnh,…
Bộ phận hiển thị cuộc gọi đến: Có 3 loại sau

+ Tổng đài tích hợp sẵn

+ Bộ phận hiển thị số gọi đến độc lập với tổng đài

+ Card hiển thị số gọi đến

Hệ thống tổng đài nội bộ hoạt động như thế nào?

+ Khi nhận tín hiệu cuộc gọi tác động từ bên ngoài vào, tổng đài sẽ nhận tín hiệu và xử lý cuộc gọi đó. Tổng đài được lập trình theo 2 cách sau:

Đổ chuông trực tiếp: quy định đổ chuông cho một máy nhánh nào đó. Người trực máy nhánh đó chỉ cần nhấc máy và nói chuyện với khách hàng
Chế độ DISA: Tổng đài sẽ tự động phát ra một câu chào hướng dẫn khách hàng thực hiện thao tác ngay trên điện thoại của khách họ để gặp được bộ phận mà họ mong muốn. Trong vòng 10 giây nếu khách hàng không thực hiện thao tác; thì tổng đài sẽ tự động đổ chuông trên máy nhánh mà ta đã quy định.

*Hướng dẫn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ*

+ Mỗi một máy nhánh sẽ được quy định bằng 1 số nhất định mà ta lập trình cho nó trên các cổng của hệ thống tổng đài nội bộ

Ví dụ:

Phòng tiếp tân: số 101
Phòng kinh doanh: số 102
Phòng kỹ thuật: số 103

+ Khả năng bảo mật và quản lý:

Tổng đài lập và cấp mật khẩu cho từng máy nhánh. Khi muốn gọi ra ngoài tổng đài thì phải nhập đúng mật khẩu thì mới được phép gọi
Quy định từng trung kế được phép gọi di động, nội thành hay liên tỉnh

Tổng đài điện thoại

Cấu tạo của một tổng đài điện thoại nội bộ

Hệ thống tổng đài nội bộ hoạt động như thế nào?

Để lại một bình luận Hủy

Login