Hệ thống tổng đài nội bộ gồm những bộ phận nào?

luu-y-lap-dat-tong-dai-dien-thoai-noi-bọ-khong-day

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay thì hệ thống tổng đài nội bộ đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp. Với nguyên lý hoạt động chặt chẽ, hệ thống này đang giúp các doanh nghiệp tiếp cận và chăm sóc khách hàng rất hiệu quả. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về hệ thống tổng đài nội bộ qua bài viết dưới đây nhé.

Cấu tạo của một tổng đài điện thoại nội bộ

Tổng đài điện thoại nội bộ là một trong những hệ thống truyền thông tiện ích và nhanh chóng. Nó giúp các kết nối giữa nội bộ công ty với bên ngoài không bị hạn chế bởi vị trí địa lý.

Tong-dai-dien-thoai-noi-bo-lap-dat-co-kho-khong
Tổng đài điện thoại nội bộ lắp có khó không

Các thành phần cấu tạo nên một hệ thống tổng đài nội bộ bao gồm:

  • Tổng đài điện thoại: Là bộ phận xử lý trung tâm. Có vai trò quan trọng trong việc chuyển mạch và các tín hiệu cho tất cả các cuộc gọi đến và đi
  • Đường trung kế: Là đường line bưu điện từ nhà cung cấp dịch vụ mạng điện thoại công cộng
  • Các máy nhánh: gồm điện thoại bàn, máy tính, máy in, máy fax,…
  • Hộp cáp: Gồm các dây tín hiệu giúp kết nối các thiết bị đầu cuối giúp chống sét và giúp công tác bảo hành bảo trì dễ dàng hơn
  • Bộ nguồn dự phòng: Đảm bảo cho hệ thống luôn hoạt động bình thường kể cả khi gặp sự cố
  • Bàn giám sát DSS: Giúp theo dõi tình trạng các máy nhánh trong một hệ thống như máy bận, gác máy, trung kế rảnh,…
  • Bộ phận hiển thị cuộc gọi đến: Có 3 loại sau

+ Tổng đài tích hợp sẵn

+ Bộ phận hiển thị số gọi đến độc lập với tổng đài

+ Card hiển thị số gọi đến

Hệ thống tổng đài nội bộ hoạt động như thế nào?

+ Khi nhận tín hiệu cuộc gọi tác động từ bên ngoài vào, tổng đài sẽ nhận tín hiệu và xử lý cuộc gọi đó. Tổng đài được lập trình theo 2 cách sau:

  • Đổ chuông trực tiếp: quy định đổ chuông cho một máy nhánh nào đó. Người trực máy nhánh đó chỉ cần nhấc máy và nói chuyện với khách hàng
  • Chế độ DISA: Tổng đài sẽ tự động phát ra một câu chào hướng dẫn khách hàng thực hiện thao tác ngay trên điện thoại của khách họ để gặp được bộ phận mà họ mong muốn. Trong vòng 10 giây nếu khách hàng không thực hiện thao tác; thì tổng đài sẽ tự động đổ chuông trên máy nhánh mà ta đã quy định.
Hướng dẫn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ
Hướng dẫn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

+ Mỗi một máy nhánh sẽ được quy định bằng 1 số nhất định mà ta lập trình cho nó trên các cổng của hệ thống tổng đài nội bộ

Ví dụ: 

  • Phòng tiếp tân: số 101
  • Phòng kinh doanh: số 102
  • Phòng kỹ thuật: số 103

+ Khả năng bảo mật và quản lý:

  • Tổng đài lập và cấp mật khẩu cho từng máy nhánh. Khi muốn gọi ra ngoài tổng đài thì phải nhập đúng mật khẩu thì mới được phép gọi
  • Quy định từng trung kế được phép gọi di động, nội thành hay liên tỉnh

Bài viết liên quan:

Trên đây là toàn bộ thông tin về cấu tạo cũng như cách thức hoạt động của hệ thống tổng đài nội bộ. Hy vọng qua bài viết các bạn sẽ hiểu hơn về tổng đài điện thoại nội bộ. Nếu các bạn có nhu cầu muốn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ; thì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.

1 Comment

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.