Điện thoại IP và những lợi ích của nó mang lại cho doanh nghiệp của bạn

Lợi ích của Điện thoại IP

Giao tiếp là chìa khóa. Câu ngạn ngữ lâu đời này là một trong những động lực đằng sau hầu hết các tiến bộ công nghệ mà chúng ta đang trải qua ngày nay. Từ kết nối internet tốc độ cực cao cho đến các thiết bị mới cho phép chúng ta liên lạc với nhau theo những cách mà trước đây không thể tưởng tượng được.

Điện thoại, từ các hệ thống điện thoại truyền thống cho đến các mạng điện thoại được lưu trữ trên đám mây của thế kỷ 21, luôn là trung tâm của cuộc cách mạng truyền thông. Nó đặc biệt quan trọng trong thế giới kinh doanh, nơi các văn phòng thực hiện hàng trăm, nếu không phải hàng nghìn cuộc gọi, mỗi ngày, cả bên ngoài và bên trong.

Từ hệ thống trao đổi chi nhánh riêng (PBX) truyền thống đến sự ra đời của công nghệ Giao thức thoại qua Internet (VoIP) , cách chúng ta hiểu về điện thoại trong môi trường văn phòng đã thay đổi đáng kể chỉ trong vài thập kỷ. .

Sự phát triển của kết nối Internet băng thông rộng đã mang lại những thay đổi đáng kể cho thế giới giải pháp điện thoại văn phòng, với sự ra đời của điện thoại giao thức internet (IP phone). Điện thoại IP cung cấp chi phí chạy rẻ hơn và các tính năng điện thoại doanh nghiệp tiên tiến hơn. Nó đã làm cho các giải pháp điện thoại truyền thống trở nên dư thừa và thiết lập một tiêu chuẩn chất lượng mới trong ngành. Nếu bạn muốn biết thêm về cách nó hoạt động và những lợi ích tiềm năng của điện thoại IP đối với doanh nghiệp của bạn, hãy đọc tiếp.

Điện thoại IP hoạt động như thế nào?

Điện thoại IP là một hệ thống điện thoại được thực hiện nhờ vào công nghệ VoIP (giao thức thoại qua internet). Nó cho phép người dùng thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại thông qua kết nối internet đơn giản, trái ngược với các hệ thống điện thoại cố định cũ, vốn sử dụng dây cáp dài, dễ bị rối và thường khó lắp đặt.

Các hệ thống điện thoại cũ truyền giọng nói qua cáp điện thoại cố định bằng cách truyền trực tiếp tín hiệu thoại analog của bạn và truyền chúng đến người nhận. Mặt khác, VoIP chuyển đổi tín hiệu tương tự của bạn thành tín hiệu kỹ thuật số hoặc gói dữ liệu, sau đó được gửi qua kết nối băng thông rộng của bạn đến bộ thu.

Các bit dữ liệu được chuyển đổi này được gọi là giao thức chuyển mạch gói. Bạn có thể coi chúng như những chiếc phong bì kỹ thuật số, nhỏ xíu. Trong thời gian thực, giọng nói của bạn được tách ra, đóng gói vào những “phong bì” này, ngay lập tức được gửi đến người nhận địa chỉ và được giải nén để họ nhận được tin nhắn. Các cuộc gọi điện thoại IP có thể được truyền qua kết nối internet thông thường, cũng như mạng cục bộ (LAN).

Do điện thoại VoIP sử dụng kết nối internet tại văn phòng của bạn để truyền tín hiệu thoại giữa các thiết bị, trước khi cài đặt nó, bạn cần đảm bảo rằng băng thông rộng của công ty bạn đáp ứng được nhiệm vụ và văn phòng của bạn được trang bị các điểm cuối SIP như điện thoại IP hoặc cổng VoIP để hỗ trợ điện thoại analog của bạn. Nếu không có kết nối băng thông rộng và các thiết bị phù hợp, điện thoại IP tại công ty của bạn sẽ không thể thực hiện được.

Điện thoại IP so với các giải pháp điện thoại khác

Tất nhiên, điện thoại IP không phải là giải pháp liên lạc đầu tiên (và có lẽ cũng không phải là cuối cùng) từng tồn tại trong các văn phòng trên toàn thế giới. Theo truyền thống, điện thoại văn phòng được thực hiện thông qua phương thức POTS (hệ thống điện thoại cũ đơn giản) . Mỗi điện thoại trong văn phòng cần có đường dây điện thoại riêng để kết nối nó với nhà cung cấp dịch vụ, cũng như số điện thoại riêng, duy nhất của nó. Như bạn có thể tưởng tượng, nó gây ra rất nhiều nhầm lẫn và rất bất tiện. Rốt cuộc, quay một số dài khi bạn đang vội không nhất thiết phải hét lên “hiệu quả”.

Cải tiến đầu tiên của POTS trong văn phòng là hệ thống Private Branch Exchange, cho phép định tuyến cuộc gọi đến các điện thoại khác nhau trong văn phòng thông qua các nhà khai thác tổng đài. Họ là những nhân viên của con người, những người nhận từng cuộc gọi và chuyển nó đến người nhận bằng cách nhấn các nút và cắm lại dây cáp trên tổng đài một cách thủ công. Nó làm tăng hiệu quả của việc thực hiện cuộc gọi trong văn phòng, và theo thời gian, nó trở thành hệ thống liên lạc được sử dụng thường xuyên nhất cho đa số các doanh nghiệp lớn. Các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng có thể triển khai PBX cho nhu cầu điện thoại của doanh nghiệp, nhưng nó thường đòi hỏi phải sử dụng các dịch vụ của một trung tâm điều hành chung, làm chậm đáng kể thời gian kết nối.

Vấn đề này đã được giải quyết bằng sự xuất hiện của các dịch vụ Tổng đài Chi nhánh Tự động Riêng (PABX) , hoạt động theo cách rất giống với người tiền nhiệm của nó, ngoại trừ thực tế là nó đã loại bỏ hoàn toàn nhu cầu của người trung gian hoặc nhà điều hành, để chuyển cuộc gọi. Nó có thể thực hiện được bằng cách tạo ra các thiết bị với các nút cho phép nhiều tùy chọn chuyển cuộc gọi. Tất cả điện thoại trong một văn phòng đều được kết nối với một mạng và để liên lạc với đồng nghiệp, tất cả những gì người ta phải làm là quay số máy lẻ của họ, thường chỉ có một hoặc hai chữ số. Hệ thống PABX tiếp tục được các doanh nghiệp trên khắp thế giới sử dụng cho đến ngày nay, và sự ra đời của điện thoại dựa trên IP chỉ làm cho các giải pháp này trở nên hiệu quả hơn.

Điện thoại IP là thiết bị có khả năng kết nối internet và tận dụng khả năng thực hiện liên lạc thoại thông qua giao thức internet. Điều này đã dẫn đến những cải tiến lớn về chất lượng cuộc gọi, giảm ảnh hưởng của các nhà cung cấp điện thoại cố định giá quá cao đối với ngành truyền thông và cho phép triển khai nhiều tính năng bổ sung, bên cạnh các cuộc gọi điện thoại cơ bản.

Lợi ích của việc sử dụng điện thoại IP

Sử dụng dịch vụ điện thoại IP có thể mang lại lợi ích vô cùng lớn cho doanh nghiệp của bạn, bất kể quy mô của nó và ngành bạn làm việc. Nếu bạn làm việc cho một tập đoàn lớn, công nghệ VoIP sẽ cho phép bạn kết nối liền mạch với các chi nhánh khác của công ty trên khắp thế giới. Đối với các công ty mới thành lập và doanh nghiệp nhỏ, các cơ sở này có thể hưởng lợi rất nhiều từ số tiền tiết kiệm được bằng cách chuyển đổi từ tổng đài cố định sang điện thoại IP.

Hiệu quả chi phí

Đây có lẽ là lý do thường xuyên được trích dẫn nhất tại sao các CEO và giám đốc văn phòng chuyển sang hệ thống điện thoại IP. Thật đơn giản: nếu có cơ hội để tiết kiệm tiền, hầu hết các doanh nghiệp sẽ nắm lấy nó. Trong khi việc chuyển đổi sang điện thoại IP yêu cầu cung cấp cho mỗi bàn làm việc tại văn phòng một điện thoại IP, có thể triển khai hệ thống này ngay cả khi không có các thiết bị đó, vì hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ VoIP cũng cung cấp điện thoại mềm có thể cài đặt trên điện thoại thông minh và máy tính.

Bất kể bạn chọn cách giải quyết vấn đề thiết bị như thế nào, điểm mấu chốt là việc thay đổi sang dịch vụ điện thoại IP sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng trăm, nếu không muốn nói là hàng nghìn đô la mỗi năm khi so sánh với các giải pháp kinh doanh dựa trên điện thoại cố định .

Ít lộn xộn hơn xung quanh văn phòng

Các hệ thống điện thoại cũ có xu hướng yêu cầu người dùng của họ phải tích lũy toàn bộ lượng cáp trên khắp văn phòng. Đó là một trong những nhược điểm lớn nhất của các dòng điện thoại truyền thống. Đó cũng là một trong những thiếu sót mà điện thoại IP đã đặt ra để sửa chữa. Với hệ thống điện thoại dựa trên internet, tất cả những gì bạn cần để gọi điện là kết nối internet đang hoạt động.

Thêm nhiều tính năng bổ sung

Điện thoại IP không chỉ đáp ứng tất cả các chức năng của POTS (Hệ thống điện thoại cũ thông thường) mà không làm giảm chất lượng âm thanh mà còn mở ra nhiều khả năng cho các chức năng bổ sung, bao gồm hiện diện, hội nghị truyền hình, nhắn tin tức thì, v.v. tất cả đều sẽ có trong phạm vi tiếp cận của bạn với điện thoại IP.

Tích hợp liền mạch với các công cụ kinh doanh

Một trong những nghi ngờ lớn nhất của các nhà quản lý khi xem xét chuyển sang hệ thống điện thoại dựa trên IP là liệu họ có thể tích hợp hệ thống liên lạc dựa trên IP mới của mình với các công cụ kinh doanh khác hay không. Rất may, làm như vậy thậm chí còn dễ dàng hơn so với trường hợp của điện thoại cố định. Đưa hệ thống điện thoại của bạn vào lĩnh vực kỹ thuật số có nghĩa là tất cả quá trình tích hợp có thể được thực hiện gần như ngay lập tức, với sự trợ giúp của nhóm CNTT của bạn. Không cần phải đưa các chuyên gia bên ngoài vào để lắp đặt các thiết bị phức tạp!

Lợi ích của Điện thoại IP

Những gì bạn cần để bắt đầu với điện thoại IP

Điều tốt nhất về VoIP là thực tế là để bắt đầu với nó, bạn không thực sự cần bất cứ thứ gì ngoại trừ một kết nối băng thông rộng đang hoạt động và các thiết bị có khả năng kết nối với internet. Tất nhiên, mua điện thoại IP thực tế cho văn phòng của bạn là tốt hơn, nhưng nó có thể được thực hiện sau này trong quá trình này. Nếu bạn đang vội vàng để khởi động và chạy hệ thống, tất cả những gì bạn cần là kết nối internet đang hoạt động và các thiết bị có khả năng kết nối mạng, chẳng hạn như máy tính hoặc điện thoại thông minh.

Xem thêm: Tổng đài điện thoại; PBX là gì?

Dịch vụ khác: Lắp đặt camera, Lắp đặt mạng LAN, Lắp đặt máy chấm công.

Share this post:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *