Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ PBX là gì? Hệ thống nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Hệ thống điện thoại PBX hoạt động như thế nào

Nếu bạn đang tìm kiếm hệ thống điện thoại doanh nghiệp tốt nhất cho công ty của mình, rất có thể bạn đã có rất nhiều thông tin. Ngày nay, bạn có nhiều lựa chọn về viễn thông hơn bao giờ hết. Một trong những lựa chọn của bạn là hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ PBX. Vậy, hệ thống điện thoại tổng đài là gì, và nó có phải là sự lựa chọn phù hợp cho bạn?

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ PBX là gì?

Tổng đài điện thoại nội bộ PBX là viết tắt của Private Branch Exchange. Hãy coi nó như một mạng điện thoại nội bộ của một doanh nghiệp hoặc tổ chức khác. Người dùng hệ thống điện thoại PBX có thể liên lạc với nhau qua điện thoại thông qua đường dây nội bộ, đồng thời thực hiện và nhận các cuộc gọi bên ngoài. Hệ thống điện thoại PBX thường cung cấp các tính năng điện thoại công việc như chuyển tiếp cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, hàng đợi cuộc gọi, người trả lời tự động, thư thoại, v.v.

Hệ thống PBX hoạt động bằng cách sử dụng VoIP (Giao thức thoại qua Internet) hoặc qua đường dây điện thoại analog hoặc digital. Với hệ thống điện thoại PBX, đường dây điện thoại thực đến doanh nghiệp của bạn có thể được chia thành nhiều đường dây, cho phép bạn hỗ trợ nhiều điện thoại hơn. Tốt hơn nữa, các cuộc gọi giữa những người dùng là miễn phí.

Các loại hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ

Nếu bạn tin rằng hệ thống điện thoại tổng đài chi nhánh tư nhân là lựa chọn tốt nhất của mình, bạn vẫn có một số quyết định phải thực hiện. Kiểm tra từng loại dịch vụ điện thoại PBX có sẵn cho công ty của bạn.

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ analog

Đây là hệ thống điện thoại nội bộ truyền thống và đã tồn tại trong nhiều thập kỷ. Nó được kết nối qua các đường dây của Dịch vụ Điện thoại Cũ (POTS) với PSTN (mạng điện thoại chuyển mạch công cộng). Các cuộc gọi điện thoại, thậm chí cả truyền fax đều được PBX xử lý bằng đường dây điện thoại vật lý. Hệ thống điện thoại PBX analog cho phép thực hiện và chuyển cuộc gọi trong phạm vi địa điểm. Họ cũng xử lý các cuộc gọi đến và đi bằng đường dây bên ngoài.

Hãy nhớ rằng các hệ thống tương tự ra đời trước khi có Internet và sử dụng các đường dây điện thoại bằng đồng truyền thống. Điều này có nghĩa là họ không thể sử dụng nhiều tính năng hiện đại mà bạn có thể thấy trong các hệ thống điện thoại tiên tiến hơn như dịch vụ đa phương tiện, chuyển đổi thư thoại thành email hoặc khả năng làm việc từ xa. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể cần thêm giắc cắm và dây điện thoại mới để hỗ trợ thêm nhân viên. Mặt tích cực, bởi vì các hệ thống PBX truyền thống là khép kín, kết nối sẽ không bị ảnh hưởng nếu Internet gặp sự cố.

Hệ thống tổng đài VoIP

Tổng đài VoIP hoặc IP PBX đại diện cho một phiên bản mới hơn của trao đổi chi nhánh riêng. Nó có các chức năng tương tự như một PBX truyền thống, nhưng cũng cung cấp nhiều tính năng bổ sung. Thêm vào đó, nó có thể là một lựa chọn hiệu quả hơn về chi phí. Thay vì sử dụng các đường dây điện thoại truyền thống, IP PBX sử dụng giao thức Internet. Giọng nói được chuyển đổi thành dữ liệu được truyền qua Internet, sau đó nó được chuyển đổi lại thành giọng nói cho người nhận.

Hệ thống điện thoại PBX hoạt động như thế nào

Với một tổng đài IP, việc duy trì và tăng trưởng khá đơn giản. Bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào các tính năng liên lạc hợp nhất như tính di động BOYD (Mang theo thiết bị của riêng bạn), hội nghị truyền hình và nhắn tin, mà các hệ thống PBX tương tự không có khả năng thực hiện. Bên cạnh đó, tổng đài IP PBX cũng hoạt động bên ngoài một địa điểm duy nhất.

Hệ thống tổng đài đám mây Cloud PBX & tại chỗ

Tổng đài đám mây

Cloud PBX còn được gọi là tổng đài lưu trữ. Nó là một loại phụ của hệ thống điện thoại IP. Nó đang chạy bằng kết nối internet với nhà cung cấp dịch vụ VoIP. Không cần thiết bị tại chỗ nào ngoài điện thoại thực và kết nối internet. Đó là bởi vì tất cả những điều đó đều do nhà cung cấp dịch vụ đảm nhận. Tất cả các cuộc gọi đến và đi đều được định tuyến thông qua nhà cung cấp dịch vụ, người này hoặc truyền giọng nói tới các gói dữ liệu hoặc chuyển cuộc gọi tới PSTN (mạng điện thoại chuyển mạch công cộng).

Để sử dụng hệ thống điện thoại PBX được lưu trữ trên máy chủ, bạn chỉ cần có kết nối băng thông rộng với Internet. Tùy chọn này hỗ trợ nhiều thiết bị điện thoại, bao gồm điện thoại hội nghị văn phòng và điện thoại thông minh. Nó cũng cung cấp một loạt các tính năng tiên tiến.

Tổng đài tại chỗ

Điều này hơi khác so với hệ thống điện thoại PBX được lưu trữ trên máy chủ. Nó vẫn sử dụng công nghệ thoại qua IP để quản lý hệ thống điện thoại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các máy chủ để quản lý các cuộc gọi đi và đến được duy trì tại chỗ. Ở đây, các tính năng có sẵn về cơ bản là giống nhau. Nó sử dụng kết nối internet, có thể hỗ trợ các thiết bị di động và cung cấp các đặc quyền như thư thoại đến email.

Thách thức đối với PBX tại chỗ là có chi phí lắp đặt và bảo trì trả trước ban đầu. Các công ty chọn loại hệ thống điện thoại PBX sẽ cần phải có một nhân viên CNTT có khả năng duy trì nó.

Tuy nhiên, chi phí đó sẽ giảm dần theo thời gian. Nó bảo vệ bạn khỏi việc tăng phí dẫn đến giảm chi phí hàng tháng sau khi chi phí được trang trải. Tổng đài IP tại chỗ cũng cho phép người dùng duy trì mối quan hệ của họ với nhà cung cấp dịch vụ điện thoại hiện có và định cấu hình hệ thống của họ trong nội bộ.

Lợi ích của hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ PBX

Nhiều lợi ích của hệ thống điện thoại PBX tùy thuộc vào loại mà bạn chọn. Ví dụ: một PBX tương tự có thể có giá cả phải chăng và phù hợp với bạn nếu tốc độ tăng trưởng kinh doanh của bạn tương đối ổn định. Bạn cũng có thể tin tưởng vào hệ thống điện thoại cũ của mình để duy trì và hoạt động khi các hệ thống điện thoại dựa trên internet khác gặp sự cố.

Lợi ích của hệ thống điện thoại PBX được lưu trữ

Nếu bạn đang tìm kiếm hệ thống điện thoại cho một doanh nghiệp đang phát triển, hãy xem PBX được lưu trữ trên máy chủ:

  • Thiết lập plug-and-play.
  • Khả năng mở rộng.
  • Hỗ trợ nhân viên tại chỗ và di động.
  • Các tính năng cộng tác như hội nghị, chia sẻ màn hình và nhắn tin tức thì.
  • Không yêu cầu thiết bị phần cứng và nhân viên CNTT chuyên nghiệp.
  • Hệ thống thông tin liên lạc hợp nhất dễ cài đặt và bảo trì nhất.
  • Các tính năng trao quyền cho nhóm hỗ trợ khách hàng.
  • Tích hợp với CRM, Microsoft Teams và các hệ thống của bên thứ 3 khác .
  • Một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ không có kinh phí đầu tư vào cơ sở hạ tầng điện thoại.

Lợi ích của Tổng đài tại chỗ

Có một số ưu điểm khi sở hữu PBX hệ thống tại chỗ. Bao gồm:

  • Chi phí vận hành thấp.
  • Kiểm soát bổ sung thông qua việc sở hữu thiết bị.
  • Duy trì mối quan hệ của bạn với công ty điện thoại của bạn.
  • Không có giấy phép hàng tháng hoặc hàng năm hoặc phí đăng ký.
  • Thêm khả năng xác định mức độ bảo mật.

Chọn hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp của bạn

Rõ ràng, dịch vụ tổng đài là một sự lựa chọn tuyệt vời cho nhiều chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự lựa chọn để đi với PBX cho công ty của bạn chỉ là đầu tiên. Bây giờ, bạn phải quyết định loại giải pháp PBX nào là tốt nhất, dựa trên nhu cầu của bạn. Đây là một cái gì đó để xem xét.

Cơ sở hạ tầng của bạn

Hệ thống điện thoại PBX tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn có thể phụ thuộc phần lớn vào cơ sở hạ tầng hiện tại của bạn. Hãy xem xét những câu hỏi sau:

  • Bạn có nhân viên IT nội bộ không?
  • Họ có thông thạo các khái niệm điện thoại như trung kế SIP không?
  • Bạn đang sử dụng giải pháp nào cho lĩnh vực viễn thông ngay bây giờ?
  • Bạn phải tích hợp hệ thống kế thừa nào với giải pháp điện thoại mới của mình?
  • Bạn làm việc từ một văn phòng hay nhiều văn phòng?

Quy mô và mức tăng trưởng dự kiến ​​của bạn

Bạn là một doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc lớn hơn? Đang phát triển hay đang thu hẹp lại? Bạn sẽ áp dụng bất kỳ loại giải pháp công nghệ nào sẽ ảnh hưởng đến số lượng đường dây bạn cần, loại dịch vụ bạn cần hoặc nếu bạn sẽ cần các tính năng như định tuyến cuộc gọi, hội nghị truyền hình hoặc hỗ trợ nhân viên di động?

Ngân sách của bạn

Sẽ có một số chi phí khi thực hiện bất kỳ dịch vụ nào. Tuy nhiên, tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, thứ gì đó có thể hầu như miễn phí. Ví dụ, một tổng đài VoIP được lưu trữ hoặc tại chỗ sẽ cho phép bạn thêm và xóa các đường truyền một cách dễ dàng mà không mất phí. Nếu bạn gắn bó với cấu hình analog, điều đó có nghĩa là chi phí lắp đặt cũng như trả tiền cho các đường truyền mới.

Mô hình hoạt động

Doanh nghiệp của bạn hoạt động như thế nào? Hầu hết nhân viên của bạn có thời gian ở văn phòng hoặc bạn có thể có nhiều nhân viên thị trường cần kết nối với thế giới bên ngoài. Bạn coi nhân viên của mình là người tiên tiến về công nghệ hay truyền thống hơn?

Liên hệ với nhà cung cấp tổng đài VoIP với câu trả lời cho tất cả các câu hỏi này. Họ sẽ có thể giúp bạn chọn một tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Xem thêm: Lắp đặt tổng đài điện thoại

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *