Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng nhằm giải quyết, trao đổi công việc nhanh chóng trong nội bộ công ty, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc.

Những lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng

Lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng nhằm liên lạc trao đổi công việc nhanh chóng. Chúng góp phần nâng cao hiệu suất làm việc cho công ty. Vậy bạn muốn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ nhưng vẫn chưa biết nên bắt đầu từ đâu? Cần lưu ý những gì? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp ngay những thắc mắc như trên. Hãy cùng khám phá nào!

Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài có thể hiểu đơn giản là một hệ thống chuyển mạch tự động. Cũng có thể biết đến là một hệ thống giúp các phòng ban nội bộ gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao.

Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài không đơn thuần chỉ là hệ thống điện thoại thông thường. Nó được xây dựng giao tiếp đa dạng kênh hơn như hình ảnh, video, truyền dữ liệu… Hiện tại trong các doanh nghiệp thường có hai dạng tổng đài sau:

Tổng đài Analog (hay Tổng đài truyền thống)

Mạng điện thoại công cộng hay còn được biết đến là mạng điện thoại kênh truyền thống. Khi đăng ký đầu số, nhà mạng sẽ kéo trực tiếp line trung kế đến khách hàng (line bưu điện). Từ đó khách hàng kết nối với tổng đài Analog (tại văn phòng) để cấu hình và chia nhánh trực tiếp.

Tổng đài ảo (Tổng đài VoIP)

Một hệ thống điện thoại được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ và được cung cấp qua internet. Tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng hơn cả hệ thống điện thoại truyền thống.

Lợi ích mang lại khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

• Quản lý chi phí người dùng: Dùng mã số người dùng có thể quản lý chi tiết cuộc gọi của từng cá nhân. Thông qua đó để tính toán chi phí và quản lý chi phí cước điện thoại của công ty bạn.
• Liên lạc nội bộ dễ dàng mà không mất cước phí.
• Nâng cao bảo mật các cuộc gọi nội bộ trong công ty.
• Tích hợp VoIP để liên kết các chi nhánh của công ty với nhau nhằm liên lạc dễ dàng.
• Chuyển cuộc gọi cho người khác nhanh chóng mà không cần phải di chuyển ra khỏi bàn làm việc.
• Tích hợp lời chào AI khi khách hàng gọi đến công ty. Có thể cài đặt cho đổ chuông ở bất kỳ điện thoại nào trong văn phòng của bạn.
• Khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn như di động, đi quốc tế….

Lợi ích khi lắp đặt tổng đài điện thoại

Lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng cần lưu ý gì?

Lựa chọn tổng đài phù hợp

Tổng đài đang có 2 dạng như đã nói đó là tổng đài Analog (tổng đài truyền thống) và tổng đài ảo (tổng đài VoIP). Xây dựng hệ thống tổng đài ảo sẽ có những tính năng có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp.

Xác định nhu cầu Doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những nhu cầu sử dụng khác nhau. Có những doanh nghiệp chỉ cần nghe gọi cơ bản nhưng có nhiều doanh nghiệp cần tổng đài tích hợp CRM, đồng bộ dữ liệu, tích hợp nhiều kênh tương tác,… 

Xác định số lượng người dùng

Bạn cần xác định trước số lượng người dùng để có thể xây dựng hoặc thuê hệ thống phù hợp. Để tránh trường hợp quá tải thuê bao hoặc quá thừa gây lãng phí tài nguyên. Chính vì vậy bạn cần lên kế hoạch xây dựng hệ thống tổng đài nội bộ cho văn phòng của mình.

Lựa chọn đầu số phù hợp

Sau khi xác định được nhu cầu sử dụng của Doanh nghiệp. Yếu tố thứ hai bạn cần xem xét đó là nên sử dụng đầu số nào? Có 4 dạng đầu số hiện nay có thể sử dụng đó là: 

• Đầu số 1900
• Đầu số 1800
• Đầu số cố định
• Đầu số Mobi SIP

Lựa chọn tổng đài điện thoại phù hợp

Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối giúp thực hiện các cuộc gọi đi từ tổng đài hoặc tiếp nhận cuộc gọi.  Lựa chọn thiết bị phù hợp sẽ nâng cao năng suất cũng như chất lượng cuộc gọi.

Trang bị tốt đường truyền internet để luôn ổn định

Đường truyền internet là điều kiện bắt buộc để cho tổng đài nội bộ văn phòng của bạn được hoạt động. Mặc dù cuộc gọi VoIP chiếm ít băng thông, nhưng bạn cũng nên trang bị một đường truyền riêng. Bên cạnh đó, bạn cũng nên trang bị thêm đường truyền mạng dự phòng để đề phòng trường hợp đường truyền chính gặp sự cố.

Lựa chọn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ như thế nào cho hợp lý và hiệu quả?

Lựa chọn theo chức năng, nhu cầu khai thác hệ thống

• Sử dụng công nghệ Analog hay đón đầu công nghệ số với công nghệ VOIP.
• Tập trung các cuộc gọi đến về một đầu số duy nhất, rồi chuyển cuộc gọi theo yêu cầu.
• Sắp xếp người dùng vào các nhóm khác nhau UCD,COS, Account Code.
• Trả lời cuộc gọi qua hệ thống lời chào AI hoặc qua lễ tân.
• Đánh số nội bộ theo yêu cầu.
• Sử dụng giờ dịch vụ, Hotline/Warmline/Emergency/VIP call, ….
• Music –BGM; Voice mail; Door phone/door Opener; Paging.

Lựa chọn theo cấu hình

Tùy theo nhu cầu sử dụng hiện tại và nhu cầu sau này, người dùng có thể định hướng xây dựng theo cấu hình phù hợp hiện tại và có khả năng nâng cấp mở rộng sau này.

Hệ thống tổng đài Analog hiện nay đa số doanh nghiệp hiện đang sử dụng cũng có thể nâng cấp để sử dụng theo chuẩn SIP-IP.

Thương hiệu và khả năng đầu tư

Không khó để trang bị một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ hoàn hảo cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, Khi bạn lựa chọn một thương hiệu có tiếng đồng nghĩa với giá thành sẽ tăng cao. Hiện nay, một số thương hiệu có giá thành hợp lý hơn cũng có thể đáp ứng được một số nhu cầu khai thác cơ bản của người sử dụng.

Xem thêm >> : Nên lắp tổng đài nội bộ không dây hay có dây?

Trên đây là những lưu ý quan trọng khi bạn muốn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc muốn trải nghiệm hệ thống tổng đài hiện đại và chuyên nghiệp thì hãy liên hệ ngay với IPNET với số HOTLINE: 0974 28 0550 – 0914 510 237. Chúng tôi luôn luôn sẵn sàng phục vụ bạn! Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ khác như lắp đặt và sửa chữa máy chấm công; sửa chữa tổng đài điện thoại; lắp đặt camera giám sát uy tín và chất lượng… 

Tham khảo thêm thông tin, dịch vụ từ Fanpage hoặc truy cập website https://ipnetjsc.com/