Các tính năng của hệ thống tổng đài nội bộ

Lắp đặt hệ thống tổng đài nội bộ

Hệ thống tổng đài nội bộ là một trong số những nhân tố góp phần trong sự phát triển của doanh nghiệp. Nó có những tính năng gì mà lại quan trọng đến như vậy. Bài viết dưới đây sẽ giải thích các tính năng của hệ thống tổng đài nội bộ.

Các tính năng của hệ thống tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đối với bất kỳ doanh nghiệp vừa và nhỏ nào thì hệ thống tổng đài nội bộ hiệu quả và hiện đại là điều quan trọng. Không chỉ truyền thông trong một tổ chức mà còn đảm bảo cho khách hàng nhận được mức dịch vụ cao; trực tiếp chuyển thành doanh số bán hàng và góp phần lớn đến thành công chung của doanh nghiệp.

1. Thư thoại

  • Nhân viên sẽ không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi quan trọng nào hoặc lời nhắn nào
  • Có thể nhận được các tin nhắn quan trọng ở bất kỳ đâu. Dù bạn đang ở ngoài công ty thì bạn vẫn có thể nhận được những nhiệm vụ quan trọng
  • Công nghệ hệ thống điện thoại mới có nghĩa là các thư thoại có thể được chuyển thành một email
Tính năng của hệ thống tổng đài nội bộ
Tính năng của hệ thống tổng đài nội bộ

2. Gọi đăng nhập

Là một tính năng quan trọng của hệ thống tổng đài nội bộ. Nó có thể có một tác động rất lớn đến hiệu quả của tổ chức và năng suất cá nhân của nhân viên.

  • Đăng nhập cuộc gọi có thể xác định xem hệ thống điện thoại nào đang được sử dụng
  • Cung cấp dữ liệu đến ai đang sử dụng điện thoại và ai là người có năng suất cao nhất
  • Tạo dữ liệu thống kê nhằm mục đích quản lý và phân tích để đặt ra các mục tiêu và tăng thu nhập, giảm chi phí
  • Đảm bảo hệ thống vận hành một cách hiệu quả

3. Người quản trị tự động

Người tiếp tân tự động thông báo cho người gọi về thời gian chờ đợi cho đến khi cuộc gọi của họ được trả lời. Đảm bảo khách hàng có thể tiếp cận đúng bộ phận thông qua sự chỉ dẫn của người tiếp tân tự động.

Đây là một yếu tố quan trọng của dịch vụ khách hàng ngày nay khi khách hàng trở nên thiếu kiên nhẫn hơn. Bất kỳ sự trì hoãn bất ngờ có thể dẫn đến sự thiếu quan tâm và dẫn đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng bị đổ vỡ

4. Chuyển hướng cuộc gọi

Đây là một tính năng của hệ thống tổng đài nội bộ giúp:

  • Nhân viên có thể liên lạc trực tiếp cả ngày mà không cần người gọi rời khỏi hộp thư thoại và chờ đợi cuộc gọi lại
  • Giúp nhân viên rời khỏi nơi làm việc mà không phải lo lắng về việc mất liên lạc
  • Cho phép các cuộc gọi được chuyển đến nhiều điện thoại khác cùng một lúc
Có nên lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ?
Có nên lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ?

5. Truyền thông hợp nhất

Các doanh nghiệp ngày nay sử dụng nhiều hình thức để giao tiếp: cuộc gọi thoại, SMS, video,… Truyền thông hợp nhất – Unified Communications (UC) hợp nhất vào một nền tảng; cung cấp cho các chuyên gia nhiều lựa chọn với mức phí hàng tháng.

UC thu thập các tin nhắn thoại, email, sms và fax vào các giải pháp; cung cấp khả năng truy cập vào các dịch vụ này và nhiều hơn nữa từ nhiều thiết bị khác nhau

UC giúp doanh nghiệp có thể liên tục di chuyển giữa các hình thức truyền thông khác nhau nhanh chóng. Nó giúp cải thiện năng suất và tối ưu hóa quy trình kinh doanh; cho phép các doanh nghiệp sử dụng công nghệ hiện đại có theo mọi cách.

Các tính năng của hệ thống tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp lớn

Ngoài các tính năng giống với các tính năng doanh nghiệp vừa và nhỏ; các doanh nghiệp lớn còn triển khai mở rộng các tính mới.

1. Cuộc gọi hội nghị

  • Thuận tiện, cho phép doanh nghiệp kết nối với các khách hàng tiềm năng qua điện thoại khi cuộc họp mặt không thể diễn ra.
  • Cho phép nhiều người hơn tham gia vào các cuộc gọi hội nghị; giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh

2. Thu âm cuộc gọi

  • Ghi âm cuộc gọi được thiết lập để ghi lại mọi cuộc gọi.
  • Đảm bảo phục vụ khách hàng được tốt nhất
  • Các phương pháp đào tạo có thể được tăng cường; bằng cách sử dụng các cuộc trò chuyện thực tế để cải thiện truyền thông trong tương lai

3. Hệ thống IVR

  • IVR có thể xử lý các cuộc gọi cơ bản nhất bằng cách trả lời các câu hỏi phổ biến và hướng khách hàng đến các phòng ban thích hợp. Việc này giúp doanh nghiệp giảm được số nhân viên trả lời điện thoại mỗi ngày.
  • Hỗ trợ, trả lời khách hàng kể cả trong ngày nghỉ. Khách hàng sẽ không phải chờ đợi nhà điều hành trực tiếp.
Huong-dan-lap-dat-tong-dai-noi-bo-cho-cong-ty
Hướng dẫn lắp đặt tổng đài nội bộ cho công ty

Một số tính năng khác của hệ thống tổng đài nội bộ 

  • Music on hold: Giữ âm thanh được cho là sự chờ đợi dễ chịu hơn. Âm nhạc có thể được thay thế các thông báo về sản phẩm và dịch vụ
  • Chặn cuộc gọi: cho phép quản trị viên hệ thống điện thoại có thể chặn một số nhất định
  • Gửi fax

Trên đây là những tính năng của hệ thống tổng đài nội bộ trong các doanh nghiệp. Có những tính năng này trên hệ thống điện thoại sẽ cho bạn một sự lựa chọn khác nếu có vấn đề kỹ thuật với các thiết bị khác. Và cũng có thể giúp bạn đối phó với một số khách hàng.

Xem thêm:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.