Lỗi thường gặp khi sử dụng máy chấm công và cách xử lý đơn giản

Máy chấm công là một thiết bị văn phòng giúp doanh nghiệp kiểm soát được giờ làm việc của nhân viên. Vậy khi máy bị lỗi thì ta xử lý như thế nào?

Nội dung chính

Máy chấm công là một thiết bị văn phòng hiện đại. Hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp kiểm soát được thời gian ra vào làm việc của nhân viên để từ đó dễ dàng trong việc tính lương và các công việc hành chính khác . Hiện đại là thế, hữu ích là thế nhưng cũng không thể tránh khỏi những thường gặp trong quá trình sử dụng.

Lợi ích của máy chấm công

Loại bỏ được các thủ tục chấm công thủ công dễ gây sai sót, nhầm lẫn
Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân viên ý thức hơn trong công việc
Giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình thực hiện các quy chế của công ty
Đáp ứng được các yêu cầu công việc khác nhau của từng phòng ban
Hỗ trợ công việc tính lương cho nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác
Giảm thiểu nhân sự cho bộ phận hành chính – những người chuyên phụ trách việc chấm công và theo dõi nhân viên

Những lỗi thường gặp khi sử dụng máy chấm công và cách khắc phục

1. Máy chấm công không hiện giờ vào – giờ ra

Cách khắc phục lỗi:

Vào phần mềm -> Kết nối máy chấm công -> Tải dữ liệu -> Nhập ngày cần tải dữ liệu
Sau khi tải về máy tính -> Vào phần báo biểu -> Tính công và in báo biểu
Chọn từ ngày đến ngày cần tính công -> Nhập tính công -> Xuất lưới

2. Không nhận dạng vân tay

Đây là một lỗi khá phổ biến, nguyên nhân có thể là do vị trí đặt tay lúc đăng ký vân tay và vị trí lúc chấm công khác nhau

Cách khắc phục:

Đặt lại vân tay cho thẳng, tiếp xúc đều trên bề mặt mắt nhận vân tay.
Nếu máy vẫn không nhận thì đăng ký lại vân tay mới.

3. Máy chấm công không kết nối được với máy tính

Cách khắc phục: Kiểm tra địa chỉ IP của thiết bị để chắc chắn rằng MCC và máy tính có cùng địa chỉ IP và chúng đều được khai báo trên phần mềm

4. Máy chấm công bị sai giờ

Cách khắc phục:

+ Cách 1: Sử dụng phím bấm trên máy tính để cài đặt lại thời gian

+ Cách 2: Chỉnh sửa bằng phần mềm trên máy tính:

Mở phần mềm MCC
Vào menu
Kết nối MCC
Thông tin MCC
Đồng bộ thời gian

5. Nhân viên đã chấm công nhưng máy không tính công

Với lỗi này cần kiểm tra lại dữ liệu thô, nếu không có dữ liệu chấm công thì là do nhân viên đó không chấm công.
Còn nếu có dữ liệu thô ghi nhận chấm công thì kiểm tra lại ca làm của nhân viên đồng thời tắt MCC và cài đặt lại.

6. Máy chấm công tự báo khi không có người chấm công

Cách khắc phục: Cần vệ sinh lại máy, đặt ở nơi không bụi bặm, tránh ánh nắng trực tiếp của mặt trời

7. Máy mới nhưng lại có dữ liệu vân tay

Nguyên nhân có thể do phần khai báo không đúng, lúc này ta cần kiểm tra và thực hiện khai báo lại.

Lưu ý:

Khi khai báo cần thực hiện khai đầy đủ: tên máy, kiểu kết nối, địa chỉ IP và màn hình máy.
Chọn kiểu LCD nếu màn hình máy chấm công là đen trắng, chọn kiểu TFT nếu là màn hình màu.

8. Yêu cầu xóa vân tay của nhân viên đã nghỉ

Muốn xóa vân tay của nhân viên đã nghỉ nhưng máy yêu cầu cần phải có dấu vân tay của nhân viên đó. Khi đó muốn xóa vân tay của nhân viên đó ta làm như sau:

Vào menu – Kết nối – Thông tin – Cập nhật – Xóa nhân viên
Sau khi xóa xong thì ngắt kết nối và chỉnh sửa lại bình thường

9. Dữ liệu chấm công bị lộn xộn, không ngày

Lỗi này không phải do MCC sai mà là do người chấm công thiếu.

Ví dụ: Khi đi làm thì bạn cần chấm công đủ 2 lần 1 ngày: khi đến làm và lúc ra về. Nếu hôm đó bạn về mà quên không chấm công thì máy sẽ tự động lấy phần chấm công tiếp theo để bù vào chỗ thiếu. Và cứ thế dữ liệu của những lần sau nữa sẽ bị lấy đi để bù vào những chỗ bị thiếu

Lỗi này đòi hỏi người nhân viên đi làm cần chấm công đúng và đủ.

10. Không tải được dữ liệu chấm công, tải được một nửa thì bị treo máy

Cách khắc phục: Gỡ phần mềm chấm công và tải lại. Sau đó tải dữ liệu MCC về là được.

Tham khảo một số máy chấm công được sử dụng phổ biến hiện nay tại đây.

Trên đây là những lỗi thường gặp của MCC và cách khắc phục những lỗi đó. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích được cho bạn.

Xem thêm:

CÔNG TY CP TM VÀ DV TRUYỀN THÔNG IPNET

Hotline: 0974 28 0550

Địa chỉ: Số 139 Trần Hòa, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội

Email: info@ipnetjsc.com

Website: https://ipnetjsc.com/

Máy chấm công